社外へメールを送る時、どんな点に気をつける？

企業間でメールを送ることは少なくありません。社外へメールを送るときにどういうところに気をつければいいのか、ビジネスメールならではの基本的な守って当然のルールがあります。
ビジネスメールはどうやって送信すればいいのでしょうか。基本的なマナーを紹介しましょう。

タイトルは簡潔に

メールを受信した人が最初に見るのが、メールのタイトルです。タイトルは基本的にシンプルに、完結にというのが基本です。余計なことは書かず、内容をざっくり説明するもののほうが良いでしょう。
よくあるのが「お問い合わせについて」というものです。これは問い合わせた内容への返信を指すものですが、どのお問合わせなのか分かりにくいでしょう。このため、出来れば何のお問い合わせについての返信なのか、という事を明確にしておきたい所です。
また、中にはタイトル欄に【緊急】とか【要返信】などと書く人もいます。ですが、これも相手に返信を急がせたり、急いで対応するように急かしたりするのであまり良くないのです。

構成を守って分かりやすく

次に、社外メールの場合は一定の雛形がありますので、それを守るようにしましょう。基本的には「宛先」「名乗り」「内容」「結び」「署名」で構成されます。メールでの添付資料があれば、添付資料の一覧を添えることもあるでしょう。
宛先とは、そのメールの送信先のことです。社外メールの場合、基本的には会社名・部署名・個人名を書くことが多いでしょう。
名乗りとは、自分がどこの人間かということです。自分の会社の名称や自分の名前を書きます。基本的には「いつもお世話になっております」などから始めることが多いでしょう。
内容でようやくメールの要件を伝えます。
結びとは、最後の文章です。基本的に「よろしくお願いします」というようなことが多いでしょう。
署名は自分の名前の他、連絡先などを記載します。のメールソフトの機能にあるのであれば、それを使いましょう。

Re:が続かないようにする

最後に、返信の時にタイトルに「Re：」とつくことがあります。これは返信を意味するものですが、いくつも続くのはよくありません。4つ以上になった場合はタイトルを書き直し、ひと目で見て何の話なのかわかるようにしましょう。

メールの社外対応は丁寧さを心掛けて

基本的にメールの社外対応については、丁寧さを心掛けて下さい。
というのも社外へ送るメールの場合、対応を間違うと失礼なことになってしまったり、相手の機嫌を損ねることがあります。また、添付ファイルの漏れや間違い、送信先の間違いがあると情報漏えいに繋がりかねません。注意して対応するようにしましょう。