電話とメールを適切に使い分けるためのノウハウ

ビジネスでは電話やメールを使ったやり取りが頻繁にありますが、どちらを使ったら良いかで悩むケースも多々あります。うまく使い分けられるようになるとビジネスパーソンとして信頼されるようになります。基本的なノウハウを身につけて、優秀な人材として活躍できるようになりましょう。

証拠を残したいときにはメールを使おう

ビジネスでは電話やメールを使ったやり取りが頻繁にありますが、どちらを使ったら良いかで悩むケースも多々あります。うまく使い分けられるようになるとビジネスパーソンとして信頼されるようになります。基本的なノウハウを身につけて、優秀な人材として活躍できるようになりましょう。

証拠を残したいときにはメールを使おう

電話とメールの大きな違いとしてまず挙げられるのはやり取りした内容が記録されるかどうかです。メールの場合には一字一句が残るので記録として役に立ちます。そのやり取りの証拠を残したいときにはメールを使いましょう。連絡したという事実を残したいという程度でもメールを使うのが一般的です。逆に文書として保存されていては困るような内容を相談したい場合には電話を使うのが基本です。ここだけの話でという場合や、コンフィデンシャルな内容を含んでいる場合などにはメールよりも電話が好まれます。

すぐに相談を終えたいときは電話を使おう

電話はメールと違ってリアルタイムで話ができます。メールでは次に返事が返ってくるのが何時間後になるかは予測できません。すぐにでも打ち合わせをして結論を出さなければならないようなときにはメールは向いていないので電話で連絡をするのが基本です。ビジネスではスピード感が求められるケースが多く、メールによる連絡が活発に行われるようになった現代でも電話が頻繁に利用されています。

時間帯に応じた使い分けもしよう

電話とメールでは連絡先の人に対する負担のかかり方にも違いがあります。電話は相手を拘束することになるため、相手の迷惑にならない時間帯を考えてかけることが大切です。例えば始業時間前や始業直後の慌ただしいときに電話するのはマナー違反になります。この時間にどうしても連絡を入れたいというのならメールでまず連絡をするのが一般的です。相手が今、何をしているのかが容易に想像できる場合には電話とメールの使い分けが重要になります。すぐに連絡を取りたいときでも昼食時間帯や就業時間後などもメールにしておくのが賢明です。ただし、時間外のメールを嫌う相手もいるので社外の人に送るときには注意しましょう。また、電話をかけてみて出てもらえなかったときにメールを送るのは構わないということも知っておくと便利です。

連絡の目的を考えつつ相手を優先して使い分けよう

電話とメールの使い分けは内容によって決めるのが基本です。記録を残すべきか、すぐに話を最後まで終わらせるべきかといった観点で考えるのがまず重要になります。そして、たった今、電話をかけても相手に対して失礼でないかを考えるのが使い分けをする上で欠かせない視点です。