スムーズな会議の進行のための3つのポイント

社会人にとって重要な仕事の一つに会議があります。ですが、会議の中には参加して意義があったと思える会議もあれば、時間の無駄だったと思える会議もあります。特にスムーズに進行しない会議は時間を無駄にしたと感じる人が多いようです。そこで、スムーズな会議の進行のためのポイントを3つ紹介します。

事前準備をしっかりとしておくこと

スムーズな会議のためには、会議が始まる前の準備が大切です。会議に必要な資料をそろえておくことはもちろん、資料を読み込んでおくことが重要です。さらに、会議の進行を任されている場合は、会議のおおよその流れを頭に描いておくと良いでしょう。会議を考えたような流れに持っていくためには、参加メンバーの一部と事前にすり合わせをしておくことも効果的です。意見を出してもらいたいことや質問内容などのすり合わせをしておき、事前に答えを準備しておくと、会議の場で時間を無駄にすることがありません。

開始時間と終了時間を必ず守る

会議の参加人数が増えるほど、集まる時間がバラバラになることが多いです。参加者それぞれが仕事を持っているので全員が決まった時間に集まることは難しいかもしれません。ですが、全員が揃うことを待っているといつまでたっても会議を始めることができません。時間通り参加してくれた人のことも考慮しなければいけません。そのため、会議開始時刻になれば参加者が全員揃っていなくても会議を開始しましょう。

会議の目的を明確にしておく

会議がスムーズに進行しない原因の一つとして、会議の目的がはっきりとしておらず、論点がどんどんずれていってしまうということがあります。これを避けるためには、会議の開始時に会議の目的を全員で共有することがポイントです。全員で共有するために、会議の目的をホワイトボードに書くなどして目に見えるようにしておくと会議中も忘れません。進行役は、常に会議の目的を念頭に置いて少しでも論点がずれてきたら元に戻すことが重要な役割になります。

スムーズな会議で仕事の効率化を目指そう

ダラダラとした会議は、時間の無駄であり会議後のモチベーションを下げることにもなりかねません。スムーズな会議の進行ができれば、時間を無駄にすることもなく、仕事に対するやる気も維持できます。スムーズな会議の進行のためのポイントを実行することで、仕事の効率をアップさせることができるでしょう。